江西科技师范大学招标采购档案管理实施细则

第一条 为加强学校招标采购档案管理，根据教育部《江西科技师范大学招标采购管理办法》和《江西科技师范大学档案管理办法》，结合招标采购档案管理的实际需要，特制定本细则。

第二条 招标采购档案必须严格执行学校档案管理规章制度，技术整理符合学校档案馆规定的业务技术标准。

第三条 学校招标采购档案归口档案馆和招标与采购办公室（以下简称招标办）共同管理。档案馆负责对招标采购档案的指导、监督、检查，以及移交档案馆的档案的存放、查阅和保管期满档案的销毁等工作。在移交档案馆前，招标办负责档案的立卷、归档、保管、查阅等工作。

第四条 招标采购档案包括以下类别

（一）文书档案类

学校及招标办有关招标采购的管理办法、制度、文件、会议纪要、统计报表等。

（二）业务档案类

1、货物类，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等项目的招标采购档案。

2、基建类，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等项目的招标采购档案。

3、服务类，是指除货物和工程以外的其他政府采购项目的招标采购档案。

第五条 下列业务档案需归档并列明清单

1、采购申请（含业务部门和财务部门审批意见等）。

2、确定采购方式和邀请供应商名单会议记录表。

3、招标文件。

4、评标会议评委、监督小组成员及用户签到表。

5、供应商签到表。

6、开标报价登记表。

7、评委评分表。

8、评分汇总表。

9、评标结果记录表。

10、中标供应商的投标文件。

11、中标通知书。

12、采购合同。

13、验收报告。

第六条 招标采购合同签订后，经办人应及时将招投标工作原始记录收集、整理、立卷、移交给立卷员立卷。兼职档案员应在招标采购合同订立后，及时督促立卷员做好立卷归档工作。

第七条 档案没有移交档案馆前，招标办建立档案查阅、复制登记制度，保证档案查阅方便、安全。设立档案借阅登记薄，记载借阅的时间、目的、内容及借阅人。借阅、复制档案须经招标办负责人批准并办理登记手续。招投标档案原则上不得外借。在档案移交档案馆后，利用档案，按《江西科技师范大学档案管理办法》的规定实施。

第八条 档案室应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应当及时采取修补、复制、收集等补救措施，确保档案的安全与完整。

第九条 招标采购档案管理有关人员离开工作岗位前，应清理有关档案资料及时整理归档；不得擅自处理或私自带走。禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招投标档案。

招标办应明确分管负责人、兼职档案员、立卷员的档案管理责任，并定期或不定期对档案管理工作进行检查。分管负责人负责档案管理工作，兼职档案员负责档案的整理、归档和保管，立卷员负责完整、及时地立卷。

第十条  档案管理工作人员在档案的保管工作中失职、渎职或恶意串通、以权谋私，导致档案遗失、毁损等损害学校利益的，学校依据有关规定追究有关行为人的行政责任和法律责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。

档案管理工作人员在档案资料管理中因保管不善造成不利后果或者故意销毁、隐匿档案材料的，学校依据有关规定追究有关人员的行政责任和法律责任。

第十一条 本细则由招标办负责解释。

第十二条 本细则自发布之日起施行。

2017年7月21日